Guía
Cómo escribir un reporte de servicio que tus técnicos sí llenen
En resumen: haz que sea rápido en el celular – pocos campos obligatorios, opciones en lugar de texto, fotos en lugar de descripciones – y envía al cliente un PDF en el momento para que el reporte tenga un propósito.
Por qué los técnicos se saltan los reportes
- Demasiados campos que no aplican al trabajo.
- Escribir textos largos en el celular.
- Llenar los mismos datos del cliente una y otra vez.
- No hay señal en el sitio – el formulario no se guarda.
- Al final, nadie lee el reporte.
Siete reglas para un reporte que sí se llena
1
Datos ya completados
El cliente, la dirección, el técnico y la fecha vienen del trabajo – nunca se escriben.
2
Elegir, no escribir
Listas de verificación y menús desplegables para el trabajo habitual; un campo de texto libre para lo demás.
3
Primero las fotos
Una foto de la placa de datos es mejor que escribir un número de serie.
- 4. Obligatorio = realmente obligatorio. Solo lo que necesitas para facturar y por responsabilidad.
- 5. Funciona sin conexión. Los sótanos y los techos no tienen señal – el reporte debe guardarse en el celular y enviarse después.
- 6. Firma en la pantalla. El cliente firma antes de que el técnico se vaya.
- 7. PDF al cliente de inmediato. Cuando el cliente lo recibe, el reporte importa – y llenarlo bien también.
Cómo redactar el texto
Frases cortas, primero los hechos: “Se reemplazó el capacitor 45/5 µF de la unidad exterior. La unidad enfría, suministro a 12 °C.” Evita culpas y suposiciones; añade las recomendaciones en una línea aparte que la oficina pueda convertir en presupuesto.
Preguntas
¿Los reportes de GITECHY Works se pueden llenar sin conexión?
Sí – el reporte se guarda en el celular y se envía cuando vuelve la conexión.
¿El cliente puede recibir el reporte automáticamente?
Sí – se envía un PDF por correo cuando el técnico completa el reporte, y el cliente encuentra todos sus reportes en el portal de clientes.
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